Dokumentová řešení

Společnost s více pobočkami – autobusová a kamionová doprava

Problém, který chtěl zákazník řešit

Firma s celorepublikovou působností zpracovávající zhruba 150 000 faktur ročně se rozhodla pro implementaci řešení pro elektronický oběh faktur od společnosti Konica Minolta. Faktury přicházejí na centrálu poštou nebo e-mailem. Do schvalovacího procesu jsou zahrnuti také vedoucí pracovníci, kteří sídlí na pobočkách a v dceřiných společnostech. Oběh faktur v rámci společnosti byl řešen e-mailem. Tento postup neumožňoval kontrolu nad tím, kde se daná faktura nachází, zda je daný vedoucí pracovník k dispozici, neexistovala možnost kontroly oprávnění a bylo prakticky nemožné zpětně dohledat, jakým procesem schvalování faktura prošla. Lhůty pro schvalování způsobovaly problémy s včasným proplácením faktur. Zákazník očekával plně elektronický oběh faktur, centralizaci příjmu faktur, nulovou ztrátovost, pevné a formální nastavení procesů, evidenci průběhu schvalování, kontrolovaný přístup k fakturám a v neposlední řadě také integraci s účetním systémem.

Jaké řešení jsme zákazníkovi nabídli:

V první fázi proběhla detailní analýza a zmapování všech procesů, navazujících dat a rozhraní na ostatní systémy. V dalších fázích jsme pak díky použitým technologiím navrhli a dodali systém vytvořený na míru pro daného zákazníka.

Systém umožňuje příjem faktur přímo z e-mailové schránky a skenovacího pracoviště, rozdělení schvalovacích procesů dle typu společnosti, typu faktury a celkové částky, automatický zápis faktur do ERP systému, automatické zaúčtování a zaplacení faktury v návaznosti na schválení, kompletní vedení historie a reporting. Nad všemi fakturami funguje systém oprávnění, takže k dané faktuře mají přístup jenom ti, kdo jej v rámci procesu získají. V systému lze pohodlně vyhledávat, a to včetně archivovaných položek.

Přínosy dodaného řešení

Zákazník ocenil, že jsme nasadili komplexní systém pro řízení procesů klíčových pro každodenní chod firmy. Sjednotili jsme vstup faktur do firmy do jednoho bodu, čímž jsme zaručili start procesů ve chvíli, kdy dokument vstupuje do firmy. Uživatelé mají k dispozici účelně uspořádané pracovní prostředí s plným přehledem o seznamu úkolů, které je třeba v systému vykonat.

Menší společnost – výroba technologických součástek

Problém, který chtěl zákazník řešit

Menší soukromá firma se třemi pobočkami hledala možnost, jak zpracovávat a sdílet různé typy dokumentů, jako jsou objednávky, faktury, smlouvy a další.

Jaké řešení jsme zákazníkovi nabídli:

Jednou z variant bylo využití možností stávajícího ERP systému. Přednost dostalo řešení Konica Minolta, a to zejména z důvodů:

  • univerzálnosti – nejen pro účetní dokumenty;
  • flexibility – je snadné nastavovat další typy dokumentů a pravidla pro jejich použití;
  • jednoduchosti nasazení – příprava striktních workflow by ve firmě spotřebovala mnoho zdrojů bez záruky výsledku, proto byla dána přednost rychlému nasazení a ad-hoc workflow;
  • způsobu licencování – nejsou licencováni jednotliví uživatelé, ale počet typů dokumentů;
  • jednoduchosti ovládání – tenký klient s běžnými standardy ovládání bez speciálních klávesových zkratek apod.

Jako první agendu firma zavedla došlé objednávky, kdy bylo řešeno i jejich skenování a automatické vytěžování čárového kódu. Druhá v pořadí byla agenda přijatých faktur, které jsou po schválení exportovány do ERP systému. Byl nasazen i modul vstupu přes e-mail a datové schránky a byla spuštěna agenda smluv.

Přínosy dodaného řešení

Společnost získala flexibilní systém pro správu, sdílení a schvalování dokumentů, jehož implementace byla rychlejší i levnější než dílčí úpravy ERP a vyřešila veškeré potřebné agendy.

V souvislosti s touto problematikou dále umíme řešit:


  • Pořízení dokumentů z různých zdrojů, včetně datových schránek, e-mailů a skenovacích pracovišť.
  • Vytěžení informací pomocí inteligentních technologií OCR.
  • Bezpečné uložení dokumentů se zajištěním kontrolovaného přístupu, verzování a rozdělení do složek.
  • Spuštění formálně definovaných procesů nad dokumentem. V rámci procesů je možné rozesílat notifikace, měnit umístění dokumentu, měnit oprávnění, hlídat termíny, rozhodovat o dalších krocích na základě metadat, zajistit paralelní schvalování, eskalovat a další.
  • Napojení na ostatní systémy lze realizovat formou rozhraní, která fungují automaticky a bezobslužně.
  • Dlouhodobé uložení daňových dokladů zajišťuje modul zaručující neměnnost dokumentu v čase za pomocí časových razítek.