Dokumentová řešení

Velká výrobní společnost – výrobce dílů pro automobilový průmysl

Problém, který chtěl zákazník řešit

Zákazník řešil problémy spojené s udržováním systému směrnic. Každý dokument spadá do působnosti konkrétního oddělení, které je zodpovědné za jeho aktuálnost. Pracovníci oddělení kvality neměli nástroje, jak zjistit končící platnost jednotlivých dokumentů, a museli agendu procházet ručně. Původní systém práce neumožňoval uživatele automaticky upozorňovat na publikování nového dokumentu, se kterým by se měli všichni seznámit. Nastavit oprávnění pro přístup k dokumentům podle příslušnosti k oddělení nebylo možné.

Jaké řešení jsme zákazníkovi nabídli:
  • Vybudování úložiště směrnic
  • Přiřazení vlastníka každému dokumentu
  • Při založení dokumentu do agendy automatické nastavení oprávnění
  • Možnost schvalování publikace dokumentu manažerem oddělení
  • Možnost nastavit odesílání automatických notifikací podle stavu dokumentu
  • Možnost tvořit vazbu mezi existujícími dokumenty
  • Seznam provázaných dokumentů automaticky vkládat do těla dokumentu
  • Zobrazování seznamu naposledy změněných dokumentů
  • Možnost zobrazení obsahu agendy v různém kontextu (podle důležitosti, oddělení atd.)

Během nasazení jsme v rámci smluvních podmínek museli vyřešit migraci všech existujících dokumentů do nového prostředí. Migrace byla provedena po logických částech tak, aby bylo možné hromadně vyplnit pole atributů tam, kde to bylo možné a kde to přineslo úsporu času.

Přínosy dodaného řešení

Zákazník ocenil, že jsme nasadili systém evidence, který beze zbytku splnil očekávání. Zákazník se nyní může spolehnout na automatický notifikační systém, který za něj hlídá lhůty pro úpravy dokumentace. Současně upozorňuje uživatele na nutnost provedení schválení nových dokumentů, případně na potřebu odsouhlasení seznámení se s nově publikovanými dokumenty.

Orientační cena řešení: 150 000 Kč

Významná strojírenská firma

Problém, který chtěl zákazník řešit

Zákazník řešil problémy spojené s udržováním systému směrnic. Každý dokument spadá do působnosti konkrétního oddělení, které je zodpovědné za jeho aktuálnost. Pracovníci oddělení kvality neměli nástroje, jak zjistit končící platnost jednotlivých dokumentů, a museli agendu procházet ručně. Původní systém práce neumožňoval uživatele automaticky upozorňovat na publikování nového dokumentu, se kterým by se měli všichni seznámit. Nastavit oprávnění pro přístup k dokumentům podle příslušnosti k oddělení nebylo možné.

Jaké řešení jsme zákazníkovi nabídli:
  • Vybudování úložiště směrnic
  • Přiřazení vlastníka každému dokumentu
  • Při založení dokumentu do agendy automatické nastavení oprávnění
  • Možnost schvalování publikace dokumentu manažerem oddělení
  • Možnost nastavit odesílání automatických notifikací podle stavu dokumentu
  • Možnost tvořit vazbu mezi existujícími dokumenty
  • Seznam provázaných dokumentů automaticky vkládat do těla dokumentu
  • Zobrazování seznamu naposledy změněných dokumentů
  • Možnost zobrazení obsahu agendy v různém kontextu (podle důležitosti, oddělení atd.)

Během nasazení jsme v rámci smluvních podmínek museli vyřešit migraci všech existujících dokumentů do nového prostředí. Migrace byla provedena po logických částech tak, aby bylo možné hromadně vyplnit pole atributů tam, kde to bylo možné a kde to přineslo úsporu času.

Přínosy dodaného řešení

Zákazník ocenil, že jsme nasadili systém evidence, který beze zbytku splnil očekávání. Zákazník se nyní může spolehnout na automatický notifikační systém, který za něj hlídá lhůty pro úpravy dokumentace. Současně upozorňuje uživatele na nutnost provedení schválení nových dokumentů, případně na potřebu odsouhlasení seznámení se s nově publikovanými dokumenty.

Orientační cena řešení: 150 000 Kč