Dokumentové riešenia

Spoločnosť s viacerými pobočkami – autobusová a kamiónová doprava

Problém, ktorý chcel zákazník riešiť

Firma s celorepublikovou pôsobnosťou spracovávajúca zhruba 150 000 faktúr ročne sa rozhodla pre implementáciu riešení pre elektronický obeh faktúr od spoločnosti Konica Minolta. Faktúry prichádzajú na centrálu poštou alebo e-mailom. Do schvaľovacieho procesu sú zahrnutí aj vedúci pracovníci, ktorí sídlia na pobočkách a v dcérskych spoločnostiach.

Obeh faktúr v rámci spoločnosti sa riešil e-mailom. Tento postup neumožňoval kontrolu nad tým, kde sa daná faktúra nachádza, či je daný vedúci pracovník k dispozícii, neexistovala možnosť kontroly oprávnení a bolo prakticky nemožné spätne vyhľadať, akým procesom schvaľovania faktúra prešla. Lehoty na schvaľovanie spôsobovali problémy s včasnou úhradou faktúr.

Zákazník očakával plne elektronický obeh faktúr, centralizáciu príjmu faktúr, nulovú stratovosť, pevné a formálne nastavenie procesov, evidenciu priebehu schvaľovania, kontrolovaný prístup k faktúram a v neposlednom rade aj integráciu s účtovným systémom.

Aké riešenie sme zákazníkovi ponúkli

V prvej fáze bola vykonaná detailná analýza a zmapovanie všetkých procesov, nadväzujúcich dát a rozhraní na ostatné systémy. V ďalších fázach sme následne vďaka použitým technológiám navrhli a dodali systém vytvorený na mieru pre daného zákazníka.

Systém umožňuje príjem faktúr priamo z e-mailovej schránky a skenovacieho pracoviska, rozdelenie schvaľovacích procesov podľa typu spoločnosti, typu faktúry a celkovej sumy, automatický zápis faktúr do systému ERP, automatické zaúčtovanie a zaplatenie faktúry v nadväznosti na schválenie, kompletné vedenie histórie a reporting. Nad všetkými faktúrami funguje systém oprávnení, takže k danej faktúre majú prístup iba tí, ktorí ju v rámci procesu získajú. V systéme sa dá pohodlne vyhľadávať, a to včítane archivovaných položiek.

Prínosy dodaného riešenia

Zákazník ocenil, že sme nasadili komplexný systém na riadenie procesov kľúčových pre každodenný chod firmy. Zjednotili sme vstup faktúr do firmy do jedného bodu, čím sme zabezpečili štart procesov vo chvíli, keď dokument vstupuje do firmy. Používatelia majú k dispozícii účelne usporiadané pracovné prostredie s plným prehľadom o zozname úloh, ktoré treba v systéme vykonať.

Menšia spoločnosť – výroba technologických súčiastok

Problém, ktorý chcel zákazník riešiť

Menšia súkromná firma s troma pobočkami hľadala možnosť, ako spracovávať a spoločne používať rôzne typy dokumentov, ako sú objednávky, faktúry, zmluvy a ďalšie.

Aké riešenia sme zákazníkovi ponúkli:

Jedným z variantov bolo využitie možností existujúceho systému ERP. Prednosť dostalo riešenie Konica Minolta, a to najmä z dôvodov:

  • univerzálnosti – nielen pre účtovné dokumenty;
  • flexibility – jednoduché nastavovanie ďalších typov dokumentov a pravidiel ich použitia;
  • jednoduchosti nasadenia – príprava striktných workflow by vo firme spotrebovala veľa zdrojov bez záruky výsledku, preto bola daná prednosť rýchlemu nasadeniu a ad-hoc workflow;
  • spôsobu licencovania – nie sú licencovaní jednotliví používatelia, ale počet typov dokumentov;
  • jednoduchosti ovládania – tenký klient s bežnými štandardami ovládania bez špeciálnych klávesových skratiek a pod.

Ako prvú agendu firma zaviedla doručené objednávky, pri ktorých sa riešilo aj ich skenovanie a automatické vyťažovanie čiarového kódu. Druhá v poradí bola agenda prijatých faktúr, ktoré sú po schválení exportované do systému ERP. Bol nasadený aj modul vstupu prostredníctvom e-mailu a dátových schránok a bola spustená agenda zmlúv.

Prínosy dodaného riešenia

Spoločnosť získala flexibilný systém na správu, zdieľanie a schvaľovanie dokumentov, implementácia ktorého bola rýchlejšia a lacnejšia než čiastkové úpravy ERP a vyriešila všetky potrebné agendy.

V súvislosti s touto problematikou ďalej vieme riešiť:


  • Obstaranie dokumentov z rôznych zdrojov, vrátane dátových schránok, e-mailov a skenovacích pracovísk.
  • Vyťaženie informácií s pomocou inteligentných technológií OCR.
  • Bezpečné uloženie dokumentov so zabezpečením kontrolovaného prístupu, verziovania a rozdelenia do zložiek.
  • Spustenie formálne definovaných procesov nad dokumentom. V rámci procesov je možné rozposielať notifikácie, meniť umiestnenie dokumentu, meniť oprávnenia, kontrolovať termíny, rozhodovať o ďalších krokoch na základe metadát, zabezpečiť paralelné schvaľovanie, eskalovať a ďalšie.
  • Napojenie na ostatné systémy možno realizovať formou rozhraní, ktoré fungujú automaticky a bez potreby obsluhy.
  • Dlhodobé uloženie daňových dokladov zabezpečuje modul zaručujúci nemennosť dokumentu v čase za pomoci časových pečiatok.