Dokumentové riešenia

Veľká výrobná spoločnosť – výrobca dielov pre automobilový priemysel

Problém, ktorý chcel zákazník riešiť

Zákazník riešil problémy spojené s udržiavaním systému smerníc. Každý dokument patrí do pôsobnosti konkrétneho oddelenia, ktoré je zodpovedné za jeho aktuálnosť. Pracovníci oddelenia kvality nemali nástroje, ako zistiť končiacu sa platnosť jednotlivých dokumentov, a museli agendu prechádzať ručne. Pôvodný systém práce neumožňoval používateľa automaticky upozorňovať na publikovanie nového dokumentu, s ktorým by sa mali všetci oboznámiť. Nastaviť oprávnenie na prístup k dokumentom podľa príslušnosti k oddeleniu nebolo možné.

Aké riešenie sme zákazníkovi ponúkli:
  • Vybudovanie úložiska smerníc
  • Priradenie vlastníka každému dokumentu
  • Pri založení dokumentu do agendy automatické nastavenie oprávnení
  • Možnosť schvaľovania publikácie dokumentu manažérom oddelenia
  • Možnosť nastaviť odosielanie automatických notifikácií podľa stavu dokumentu
  • Možnosť tvoriť väzbu medzi existujúcimi dokumentmi
  • Zoznam súvisiacich dokumentov automaticky vkladať do tela dokumentu
  • Zobrazovanie zoznamu naposledy zmenených dokumentov
  • Možnosť zobrazenia obsahu agendy v rôznom kontexte (podľa dôležitosti, oddelení atď.)

V priebehu nasadenia sme v rámci zmluvných podmienok museli vyriešiť migráciu všetkých existujúcich dokumentov do nového prostredia. Migrácia bola vykonaná po logických častiach tak, aby bolo možné hromadne vyplniť pole atribútov tam, kde to bolo možné a kde to prinieslo úsporu času.

Prínosy dodaného riešenia

Zákazník ocenil, že sme nasadili systém evidencie, ktorý bez zvyšku splnil očakávanie. Zákazník sa teraz môže spoľahnúť na automatický notifikačný systém, ktorý za neho dohliada na lehoty pre úpravy dokumentácie. Súčasne upozorňuje používateľa na nutnosť vykonania schválenia nových dokumentov, prípadne na potrebu odsúhlasenia zoznámenia sa s novo publikovanými dokumentmi.

Orientačná cena riešenia: 6.000 EUR

Významná strojárska firma

Problém, ktorý chcel zákazník riešiť

Zákazník očakával, že nový systém zahrnie celý existujúci archív výkresov (viac než 500 000 dokumentov!) a umožní pridávať nové. Archív musel zabezpečiť rýchle vyhľadanie požadovaného výkresu bez asistencie archivárov. Uložené výkresy bolo potrebné chrániť pred neoprávneným použitím na dvoch úrovniach: v prvej je pre vybranú skupinu používateľov povolené zobrazenie a tlač, v druhej je povolené iba zobrazenie bez možnosti tlače. Práva sú riadené pomocou členstva v skupinách Active Directory.

Súčasťou nasadenia bola migrácia kompletného archívu. V jej priebehu sme museli vytvoriť nástroje umožňujúce spárovanie fyzických súborov s evidenciou dát vo formáte XLS, aby sme zabezpečili automatické priradenie atribútov k jednotlivým súborom. Pri vstupe výkresov do archívu boli súbory zašifrované pre zabezpečenie ochrany pred neoprávneným použitím.

Prínosy dodaného riešenia

Zákazník veľmi kladne hodnotil, že sa podarilo vykonať migráciu so zachovaním evidovaných informácií. Ušetril tak veľký objem práce, ktorý by musel vykonať pre ručné doplnenie dát. Spôsob ochrany zabezpečuje, že výkresy otvoria iba na to oprávnení používatelia. Systém vďaka nasadeniu komponentov na rozšírené filtrovanie umožňuje hľadať výkresy priamo v ich úložiskách pomocou pokročilých filtrov.

Orientačná cena riešenia: 5 600 EUR