Dokumentové riešenia

Prípadová štúdia

Jeden z najväčších výrobcov energií na území mesta Plzeň v Plzenskom kraji. Vyrába a dodáva teplo na vykurovanie a ohrievanie teplej úžitkovej vody pre viac ako 40.000 bytov v Plzni a veľký počet komerčných, podnikateľských, administratívnych a školských subjektov.

Problém, ktorý chcel zákazník riešiť

Zákazník požadoval elektronizáciu obehu dokumentov v spoločnosti. Jedným z kľúčových procesov bola tiež požiadavka na pokrytie procesu výberových konaní. Zákazník definoval všeobecné požiadavky na vlastnosti procesov, pričom za kľúčové je možné považovať najmä:

  • Možnosť detailného sledovania histórie každého procesu a dokumentu
  • Jednoduchá kontrola aktuálneho stavu dokumentov
  • Odovzdanie zodpovednosti inej osobe v priebehu procesov
  • Možnosť riadenia workflow na základe hodnôt atribútov, možnosť cyklenia
  • Ad hoc smerovanie workflow v priebehu procesov

So zachovaním týchto kľúčových bodov vznikla požiadavka na pokrytie workflow, ktoré zaisťuje pokrytie procesu od evidencie pokynu na zabezpečenie výberového konania, zostavenie zoznamu oslovených spoločností a ich odsúhlasení cez rozoslanie listov s výzvou na predloženie ponuky až po proces spracovania došlých ponúk vrátane ich vyhodnotenia a finálnej archivácie.

Aké riešenie sme zákazníkovi ponúkli:

Kľúčovým prvkom dodaného riešenia je systém Microsoft SharePoint Server, ktorý slúži ako primárne úložisko dokumentov a ako užívateľské rozhranie systému. To prináša, okrem robustného systému pre správu dokumentov, tiež výhodu vo forme tesnej integrácie s ostatnými aplikáciami spoločnosti Microsoft, ako je napríklad Microsoft Office.

Celý systém, vrátane jeho správy, je teda prístupný cez webové prehliadače, nie je teda vyžadovaná žiadna inštalácia na pracovných staniciach užívateľov. Použitie výhradne webových technológií tiež umožňuje prístup k systému mimo organizáciu, napríklad z domu alebo počas cestovania a otvára systém možností prístupu z mobilných zariadení.

Správa dokumentov je potom zaistená systémom K2 Blackpearl, ktorý predstavuje robustnú platformu pre návrh, optimalizáciu a prevádzku elektronických procesov.

Celé riešenie je postavené ako séria nadväzujúcich workflow, ktorá rieši celý proces od podania a schválenia požiadavky na výberové konanie a oslovenia vhodných dodávateľov, spracovania došlých ponúk a ich vyhodnotenie, až po záverečnú archiváciu.

Prínosy dodaného riešenia

Úspešná implementácia systému priniesla najmä výrazné zvýšenie dohľadu nad procesom spracovania výberových konaní, zabezpečenia informácií a súvisiacich dokumentov. Všetky dokumenty (ponuky) sú už od svojho vstupu do systému evidované a sledované. Nástroje pre podporu elektronického obehu dokumentov potom zrýchľujú a zefektívňujú riadenie toku dokumentov. To všetko má prínos nielen v podobe úspory nákladov na spracovanie dokumentov, ale predovšetkým na zjednodušenie a zefektívnenie práce zamestnancov podniku nielen na riadiacich úrovniach, ale prakticky naprieč celou organizáciou.