Dokumentové riešenia

Významná utilitná spoločnosť vyrábajúca teplo a elektrickú energiu.

Problém, ktorý chcel zákazník riešiť:

Spôsob schvaľovania požiadaviek bol opísaný v interných smerniciach, ale nebol vždy jednoducho vymáhateľný. Niektoré schvaľovacie procesy sa prekrývali alebo duplikovali. Dochádzalo tak k predlžovaniu času potrebného na evidenciu a spracovanie dokumentov a k zahlcovaniu vedúcich pracovníkov požiadavkami na schvaľovanie, a to aj opakovane. Chýbal jednotný a rýchly prístup k archivovaným dokumentom, pretože celý obeh bol riešený papierovou formou.

Zákazník očakával vytvorenie aplikácie spĺňajúcej nasledovné požiadavky:

  • Zjednotenie a zrýchlenie schvaľovacieho procesu
  • Jednotný formulár pre žiadosti všetkých typov s výhradne elektronickým schvaľovaním
  • Schvaľovanie na základe striktne stanovených parametrov a podmienok
  • Evidencia priebehu procesu s kompletnou históriou všetkých aktivít
  • Prístup k spracovaným dátam v požadovanom kontexte (rozlíšenie z hľadiska času, žiadateľov, typov požiadaviek)
  • Integrácia s účtovníckym systémom
  • Začlenenie aplikácie do existujúceho firemného portálu
Aké riešenie sme zákazníkovi ponúkli:

Nami dodaná aplikácia umožňuje vytvoriť žiadosť všetkým zamestnancom spoločnosti s prístupom k počítaču. Pre zamestnancov, ktorých pozícia nevyžaduje prácu s počítačom, žiadosti vytvárajú ich nadriadení v tzv. režime zastúpenia. Aplikácia rozlišuje viacero typov žiadostí a podľa nich smeruje následný schvaľovací proces na odborných garantov, zodpovedných za konkrétne oblasti (IT, výrobné technológie, autopark atď.). Zamestnanec môže v aplikácii sledovať, ako je jeho požiadavka postupne vybavovaná a pomocou emailovej notifikácie je informovaný o stave žiadosti a termíne vybavenia.

Prepojenie s ekonomickým systémom zabezpečuje prenos dát zo žiadosti do modulu objednávok. Pracovníci centrálneho nákupu nemusia dáta zabezpečovať opakovane. Aplikácia eviduje všetky vytvorené žiadosti a umožňuje okamžité zabezpečenie informácií o tom, v akom stave spracovania sa nachádzajú, akú má užívateľ aktuálnu žiadosť v spracovaní. Celkovo tak poskytuje informácie o tom, koľko materiálov a v akom objeme finančných prostriedkov bolo zabezpečených na jednotlivých oddeleniach rozdelených podľa oblastí. Tieto prehľady slúžia na porovnanie čerpania rozpočtu v jednotlivých oblastiach a na jednotlivých oddeleniach.

Prínosy dodaného riešenia

Zákazník oceňuje, že sa aplikácia stala organickou súčasťou informačného portálu. Užívateľ nepotrebuje nové prihlasovacie údaje a nemusí sa učiť s aplikáciou pracovať, pretože vychádza z princípov, na ktorých je postavené fungovanie už existujúceho informačného portálu.

Pre centrálny nákup a vedúce oddelenia prináša aplikácia nový spôsob práce s informáciami, kde pracovníci veľmi rýchlo zistia aktuálny stav žiadostí patriacich do ich zodpovednosti (či už v role schvaľovateľov alebo realizátorov). Súhrnné informácie za uplynulé obdobie môžu exportovať do tabuliek vo formáte MS Excel a využiť ich tak ďalej na reportovanie.