Dokumentové riešenia

Projektová, konzultačná a inžinierska spoločnosť, špecializovaná na komplexné riešenie problematiky dopravnej infraštruktúry

Problém, ktorý chcel zákazník riešiť

Cieľom riešenia bolo zabezpečiť jednoduchý prístup k vnútrofiremným informáciám – predovšetkým teda možnosť sledovať ku konkrétnej zákazke všetky súvisiace dokumenty. Jedným z kľúčových požiadaviek teda bolo zvýšenie efektívnosti spracovania prijatej a odosielanej pošty. V rámci implementácie projektu mala byť zabezpečená distribúcia dokumentov na správne miesto a zároveň mali byť prijaté dokumenty v rámci riadeného obehu dokumentov priradené do správnych spisov.

Vo východiskovom stave sa dokumenty fyzicky skladovali v archívoch a nebol k nim jednoduchý online prístup. Dokumenty si bolo potrebné fyzicky vypožičať, čo malo za následok to, že sa niektoré dokumenty už späť do archívu nevrátili. Cieľom implementácie bolo tiež zabezpečenie jednoduchého vyhľadania elektronickej verzie dokumentu s rešpektom k nastaveným užívateľským oprávneniam.

Aké riešenie sme zákazníkovi ponúkli

V prvej fáze prebehla detailná analýza a zmapovanie všetkých procesov riadenia a distribúcie prijatej pošty vrátane nadväzujúcich dát a rozhrania na ostatné systémy. V ďalších fázach sme potom vďaka použitým technológiám navrhli a dodali na mieru vytvorený systém, ktorý pokrýval požiadavky zákazníka.

Cieľom projektu bolo nasadenie komplexného riešenia na správu dokumentov, automatizovaný vstup a spracovanie a podporu kompletného životného cyklu. Súčasťou implementácie bola tiež agenda Podateľňa, slúžiaca na správu prijatej a odoslanej pošty. V prípade doručenej pošty sme v rámci implementácie riešili nasledujúce spôsoby prijatia:

  • Dátová správa doručená v rámci systému ISDS prevádzkovaného Českou poštou
  • Elektronická pošta doručená na oficiálny e-mail podatelna@firma.cz
  • Elektronická pošta doručená na ľubovoľný e-mail pracovníka spoločnosti
  • Pošta v papierovej forme doručená na podateľňu na centrále spoločnosti alebo na pobočku

V rámci agendy Podateľňa sme riešili aj riadenie odosielanej pošty, kde systém rozlišuje, akým spôsobom pošta z podniku odchádza:

  • Pošta v papierovej forme odoslaná pomocou poštovej služby
  • Elektronická pošta odoslaná prostredníctvom e-mailu
  • Elektronická pošta odoslaná prostredníctvom systému ISDS prevádzkovaným Českou poštou

Všetka pošta, ktorá je do spoločnosti doručená alebo je z nej odosielaná, je dostupná prostredníctvom knihy doručenej pošty, respektíve knihy odoslanej pošty, v ktorej sú uložené metadáta o každom zázname. Vďaka tomu sa dá jednoducho vyhľadať, či pošta našla svojho cieľového adresáta v rámci spoločnosti a kto ním bol.

Implementovaná agenda obsahuje niekoľko čiastkových procesov, pričom za kľúčový možno v oblasti prijatej pošty považovať najmä proces Príjem pošty, ktorý sa zameriava na príjem pošty z jednotlivých zdrojov, ďalej proces Spracovanie prijatej pošty, ktorý sa zaoberá následným spracovaním a distribúciou. Pri odosielaní pošty ide o proces Odosielanie papierovej pošty, Spracovanie odosielaného e-mailu a Odosielanie dátovej správy prostredníctvom ISDS.

Prínosy dodaného riešenia

Úspešná implementácia systému priniesla predovšetkým výrazné zvýšenie bezpečnosti dokumentov a informácií. Všetky dokumenty sa už od svojho vstupu do systému evidujú a sledujú. Nástroje na digitalizáciu a vyťažovanie dát výrazne zvyšujú efektivitu spracovania doručených dokumentov. Nástroje na podporu elektronického obehu dokumentov tak zrýchľujú a zefektívňujú riadenie toku dokumentov. To všetko má prínos nielen v podobe úspory nákladov na spracovanie dokumentov, ale hlavne na zjednodušenie a zefektívnenie práce zamestnancov podniku nielen na riadiacich úrovniach, ale prakticky naprieč celou organizáciou.