Dokumentové riešenia

Projektová, konzultačná a inžinierska spoločnosť

Problém, ktorý chcel zákazník riešiť

Väčšia spoločnosť, zabezpečujúca projektovo inžinierske služby, mala pri spracovávaní svojich zmlúv problém zachovať si prehľad o všetkých termínoch a míľnikoch, ktoré zo zmlúv vyplývajú. Väčšina zmlúv pritom obsahuje ustanovenia, ktoré nedodržanie termínov postihujú sankciami.

Pri zmluvách, ktoré nie sú na dobu neurčitú, ďalej vznikal problém s ich včasným obnovovaním, a naopak u dodávateľských zmlúv, ktoré sa automaticky obnovujú, chcela spoločnosť v správnom čase zvážiť výhodnosť zmluvy.

Vo všetkých ďalej uvedených prípadoch mala oneskorená reakcia veľmi vážne dôsledky spočívajúce vo finančných stratách alebo poškodení vzťahov s odberateľom.

Aké riešenie sme zákazníkovi ponúkli:

Naše riešenie umožňuje prehľadne evidovať zmluvné termíny na jednom mieste, hlavne dátum vypršania zmluvy. Systém automaticky kontroluje, či sa niektorý z nastavených termínov blíži, a ak áno, tak v presne určenom časovom predstihu pošle upozornenie vopred definovanému používateľovi alebo skupine používateľov.

Prínosy dodaného riešenia

Odpadla potreba evidovať zmluvné termíny v rôznych externých systémoch, alebo dokonca sa spoliehať na ľudskú pamäť. Termíny sú prehľadne zapísané priamo pri danej zmluve a systém sám ustráži, aby nedošlo k jej prekročeniu, rozposiela notifikácie a prípadne eskaluje. Odpadá tak zbytočná administratíva a riziko finančných strát.

Dodávateľ energií

Problém, ktorý chcel zákazník riešiť

Zákazník chcel prijímať a uchovávať zmluvy v elektronickej podobe a vďaka elektronickému podpisu a časovým pečiatkam ich spracovávať bez zbytočného prevodu do papierovej podoby.

Aby bolo plne elektronické spracovanie možné, je potrebné okrem iného zabezpečiť, že dokument bude chránený pred pozmenením. To sa dá dosiahnuť napríklad pomocou časovej pečiatky, ale tú je potrebné pravidelne obnovovať. Manuálna kontrola časových pečiatok je časovo náročná a neefektívna.

Aké riešenie sme zákazníkovi ponúkli:

Naše riešenie spočíva v plne elektronickom spracovaní zmlúv, ktoré umožnilo zbaviť sa nutnosti tlačiť papierové verzie. Vo chvíli, keď je zmluva do systému vložená, či už používateľom alebo automaticky z preddefinovanej e-mailovej či dátovej schránky, sa systém postará o naštartovanie procesov, ktoré súvisia s jej spracovaním. Môže ísť napríklad o pripomienkovanie, doplnenie alebo schválenie.

Vo chvíli, keď je zmluva označená ako schválená a finálna, je opatrená elektronickým podpisom a časovou pečiatkou, čo zaručuje jej platnosť. Pri prijatých zmluvách sa zase automaticky vykonáva kontrola platnosti časovej pečiatky a elektronického podpisu, čím je overená dôveryhodnosť druhej zmluvnej strany.

Konica Minolta používa na dôveryhodné dlhodobé uloženie dokumentov modul pripojiteľný k dodávaným systémom. Modul zabezpečuje vykonanie všetkých úkonov potrebných pre preukázanie platnosti dokumentu v budúcnosti. Úlohou prevádzkovateľa systému je iba nastavenie, ktoré typy dokumentov a ako dlho chce uchovávať.

Prínosy dodaného riešenia

Ak opomenieme zákonnú povinnosť pri niektorých typoch dokumentov, tak uchovávať dokumenty v elektronickej podobe je výhodné z viacerých dôvodov. Elektronické dokumenty nepotrebujú fyzické miesto v sklade. V prípade potreby ich ľahko presťahujete. V elektronickom archíve sa neporovnateľne ľahšie vyhľadáva. Bez toho, aby ste prišli o originál, ste schopní odovzdať „overený dokument“ s váhou originálu.

Hoci sme pôvodne iba riešili požiadavku zákazníka, v konečnom výsledku sme schopní odsledovať aj úspory.
Tvoria ich napríklad:

  • čas spojený s manipuláciou s archívnymi dokumentmi
  • náklady na prevádzku skladu vhodného na uchovanie papierových dokumentov
  • náklady na vyhľadávanie dokumentov v sklade
  • náklady na skartáciu