Dokumentová řešení

Případová studie

Jeden z největších výrobců energií na území města Plzně a v Plzeňském kraji. Vyrábí a dodává teplo pro vytápění a ohřev teplé užitkové vody pro více než 40.000 bytů v Plzni a velký počet komerčních, podnikatelských, správních a školských subjektů.

Problém, který chtěl zákazník řešit

Zákazník požadoval elektronizaci oběhu dokumentů ve společnosti, jedním z klíčových procesů byl také požadavek na pokrytí procesu výběrových řízení. Zákazník definoval obecné požadavky na vlastnosti procesů, přičemž za klíčové lze považovat zejména:

  • Možnost detailního sledování historie každého procesu a dokumentu
  • Snadná kontrola aktuálního stavu dokumentu
  • Předání zodpovědnosti jiné osobě v průběhu procesu
  • Možnost řízení workflow na základě hodnot atributů, možnost cyklení
  • Ad hoc směrování workflow v průběhu procesu

Se zachováním těchto klíčových bodů vznikl požadavek na pokrytí workflow, které by zabezpečilo celý proces od evidence pokynu k zajištění výběrového řízení, sestavení seznamu oslovených společností a jejich odsouhlasení přes rozeslání dopisů s výzvou k podání nabídky až po proces zpracování došlých nabídek včetně jejich vyhodnocení a finální archivaci.

Jaké řešení jsme zákazníkovi nabídli:

Klíčovým prvkem dodaného řešení je systém Microsoft SharePoint Server, který v slouží jako primární úložiště dokumentů a jako uživatelské rozhraní systému. To přináší, kromě robustního systému pro správu dokumentů také výhodu ve formě těsné integrace s ostatními aplikacemi společnosti Microsoft, jako je například Microsoft Office.

Celý systém, včetně jeho správy, je tedy přístupný přes webové prohlížeče, není tedy vyžadována žádná instalace na pracovních stanicích uživatelů. Použití výhradně webových technologií též umožňuje přístup k systému mimo organizaci, například z domova nebo během cestování a otevírá systém možnostem přístupu z mobilních zařízení.

Správa dokumentů je pak zajištěna systémem K2 BlackPearl, který představuje robustní platformu pro návrh, optimalizaci a provoz elektronických procesů. Celé řešení je postaveno jako sada návazných workflow, která řeší celý proces od podání a schválení požadavku na výběrové řízení a oslovení vhodných dodavatelů přes zpracování došlých nabídek a jejich vyhodnocení až právě po závěrečnou archivaci.

Přínosy dodaného řešení

Úspěšná implementace systému přinesla zejména výrazné zvýšení dohledu nad procesem zpracování výběrových řízení a zabezpečení informací a souvisejících dokumentů. Všechny dokumenty (nabídky) jsou již od svého vstupu do systému evidovány a sledovány. Nástroje pro podporu elektronického oběhu dokumentů pak zrychlují a zefektivňují řízení toku dokumentů. To vše má přínos nejen v podobě úspory nákladů na zpracování dokumentů, ale především v podobě zjednodušení a zefektivnění práce zaměstnanců podniku nejen na řídících úrovních, ale prakticky napříč celou organizací.