Dokumentová řešení

Významná utilitní společnost vyrábějící teplo a elektrickou energii.

Problém, který chtěl zákazník řešit

Způsob schvalování požadavků byl popsán v interních směrnicích, ale nebyl vždy jednoduše vymahatelný, některé schvalovací procesy se překrývaly nebo duplikovaly. Docházelo tak k prodlužování doby potřebné pro evidenci a zpracování dokumentů a k zahlcování vedoucích pracovníků požadavky na schválení, a to i opakovaně. Chyběl jednotný a rychlý přístup k archivovaným dokumentům, protože veškerý oběh byl řešen papírovou formou.

Zákazník očekával vytvoření aplikace splňující následující požadavky:

  • Zjednodušení a zrychlení schvalovacího procesu
  • Jednotný formulář pro žádanky všech typů s výhradně elektronickým schvalováním
  • Schvalování na základě pevně daných parametrů a podmínek
  • Evidence průběhu procesu s kompletní historií všech aktivit
  • Přístup ke zpracovaným datům v požadovaném kontextu (rozlišení podle času, žadatelů, typu požadavku)
  • Integrace s účetním systémem
  • Začlenění aplikace do existujícího firemního portálu
Jaké řešení jsme zákazníkovi nabídli:

Námi dodaná aplikace umožňuje vytvořit žádanku všem zaměstnancům společnosti s přístupem k počítači. Pro zaměstnance, jejichž profese nevyžaduje práci s počítačem, žádanky vytváří jejich nadřízený v tzv. režimu zastoupení. Aplikace rozlišuje více typů žádanek a podle nich směruje následný schvalovací proces na odborné garanty zodpovídající za konkrétní oblasti (IT, výrobní technologie, autopark atd.) Zaměstnanec může v aplikaci sledovat, jak je jeho požadavek postupně vyřizován a pomocí e-mailové notifikace je informován o stavu žádosti a termínu vyřízení.

Propojení s ekonomickým systémem zajišťuje přenos dat ze žádanky do modulu objednávek. Pracovníci centrálního nákupu tak nemusejí data pořizovat znovu.

Aplikace eviduje všechny vytvořené žádanky a umožnuje okamžité zjištění informací o tom, v jakém stavu zpracování se nacházejí či který uživatel má aktuálně žádanku ve zpracování. Celkově pak poskytuje informace o tom, kolik materiálu a v jakém objemu finančních prostředků bylo pořízeno v odděleních, rozdělených podle oblastí. Tyto přehledy tak slouží k porovnání čerpání rozpočtu v jednotlivých oblastech a odděleních.

Přínosy dodaného řešení

Zákazník oceňuje, že se aplikace stala organickou součástí informačního portálu, kdy uživatel nepotřebuje nové přihlašovací údaje a nemusí se učit s aplikací pracovat, protože vychází z principů, na kterých je postaven již fungující informační portál.

Pro centrální nákup a vedoucí oddělení přináší aplikace nový způsob práce s informacemi, kdy pracovníci velmi rychle zjistí aktuální stav žádanek patřících do jejich odpovědnosti (ať v roli schvalovatelů, nebo realizátorů) Souhrnné informace za uplynulá období mohou exportovat do tabulek ve formátu MS Excel a využít je tak dále pro reporting.