Dokumentová řešení

Projektová, konzultační a inženýrská společnost, specializovaná na komplexní řešení problematiky dopravní infrastruktury

Problém, který chtěl zákazník řešit

Cílem řešení bylo zajistit snadný přístup k vnitrofiremním informacím – zejména tedy možnost sledovat všechny dokumenty související s konkrétní zakázkou. Jedním z klíčových požadavků bylo zvýšení efektivity zpracování přijaté a odchozí pošty. V rámci implementace projektu měla být zajištěna distribuce dokumentů na správné místo a současně měly být přijaté dokumenty v rámci řízeného oběhu dokumentů zařazeny do správných spisů.

Ve výchozím stavu se dokumenty fyzicky skladovaly v archivech a nebyl k nim jednoduchý online přístup. Dokumenty bylo potřeba si vypůjčit, což mělo za následek to, že se některé dokumenty již zpátky do archivu nevrátily. Cílem implementace bylo také zajištění jednoduchého dohledání elektronické verze dokumentu s respektem k nastaveným uživatelským oprávněním.

Jaké řešení jsme zákazníkovi nabídli:

V první fázi proběhla detailní analýza a zmapování všech procesů řízení a distribuce přijaté pošty včetně navazujících dat a rozhraní na ostatní systémy. V dalších fázích jsme pak díky použitým technologiím navrhli a dodali na míru vytvořený systém, který splňoval všechny požadavky zákazníka.

Cílem projektu bylo nasazení komplexního řešení pro správu dokumentů, automatizovaný vstup a zpracování a podporu kompletního životního cyklu. Součástí implementace byla také agenda Podatelna, sloužící ke správě příchozí a odchozí pošty. V případě příchozí pošty jsme v rámci implementaci řešili následující způsoby přijetí:

  • Datová zpráva došlá v rámci systému ISDS provozovaného Českou poštou
  • Elektronická pošta došlá na oficiální e-mail podatelna@firma.cz
  • Elektronická pošta došlá na libovolný e-mail pracovníka společnosti
  • Pošta v papírové podobě došlá na podatelnu na centrále společnosti nebo na pobočku

V rámci agendy Podatelna jsme řešili také řízení odchozí pošty, kdy systém rozlišuje, jakým způsobem pošta z podniku odchází:

  • Pošta v papírové podobě odeslána pomocí poštovní služby
  • Elektronická pošta odeslaná prostřednictvím e-mailu
  • Elektronická pošta odeslaná prostřednictvím systému ISDS provozovaného Českou poštou

Veškerá pošta, která přichází do společnosti nebo z ní odchází, je dostupná prostřednictvím knihy došlé pošty, respektive knihy odchozí pošty, ve které jsou uložena metadata o každém záznamu. Díky tomu lze jednoduše dohledat, zda pošta našla svého cílového adresáta v rámci společnosti a kdo jím byl.

Implementovaná agenda obsahuje několik dílčích procesů, přičemž za klíčové lze v oblasti pošty přijaté považovat zejména proces Příjem pošty, který se zaměřuje na příjem pošty z jednotlivých zdrojů, dále pak proces Zpracování pošty přijaté, který se zabývá následným zpracováním a distribucí. Pro odeslání pošty se jedná o proces Odeslání papírové pošty, Zpracování odchozího e-mailu a Odeslání datové zprávy prostřednictvím ISDS.

Přínosy dodaného řešení

Úspěšná implementace systému přinesla zejména výrazné zvýšení bezpečnosti dokumentů a informací. Všechny dokumenty jsou již od svého vstupu do systému evidovány a sledovány. Nástroje pro digitalizaci a vytěžování dat výrazně zvyšují efektivitu zpracování příchozích dokumentů. Nástroje pro podporu elektronického oběhu dokumentů pak zrychlují a zefektivňují řízení toku dokumentů. To vše přináší nejen úsporu nákladů na zpracování dokumentů, ale především zjednodušení a zefektivnění práce zaměstnanců podniku nejen na řídících úrovních, ale prakticky napříč celou organizací.