Dokumentová řešení

Projektová, konzultační a inženýrská společnost

Problém, který chtěl zákazník řešit

Větší společnost, zajišťující projekčně inženýrské služby, měla při zpracovávání svých smluv problém udržet si přehled o všech termínech a milnících, které ze smluv vyplývají. Většina smluv přitom obsahuje ujednání, která nedodržení termínů postihují sankcemi.

U smluv, které nejsou na dobu neurčitou, dále vznikal problém s jejich včasným obnovováním, a naopak u dodavatelských smluv, které se automaticky obnovují, chtěla společnost ve správný čas zvážit výhodnost smlouvy.

Ve všech výše uvedených případech měla opožděná reakce velmi vážné důsledky spočívající ve finančních ztrátách nebo poškození vztahů s odběratelem.

Jaké řešení jsme zákazníkovi nabídli:

Naše řešení umožňuje přehledně evidovat smluvní termíny na jednom místě, zejména pak datum vypršení smlouvy. Systém automaticky kontroluje, zda se některý z nastavených termínů blíží, a pokud ano, tak v přesně určeném časovém předstihu zašle upozornění předem definovanému uživateli či skupině uživatelů.

Přínosy dodaného řešení

Odpadla nutnost evidovat smluvní termíny v různých externích systémech, nebo dokonce spoléhat na lidskou paměť. Termíny jsou přehledně zapsány přímo u dané smlouvy a systém sám hlídá, že nedojde k jejich překročení, rozesílá notifikace a případně eskaluje. Odpadá tak zbytečná administrativa a riziko finančních ztrát.

Dodavatel energií

Problém, který chtěl zákazník řešit

Zákazník chtěl přijímat a uchovávat smlouvy v elektronické podobě a díky elektronickému podpisu a časovým razítkům je zpracovávat bez zbytečného převodu do papírové podoby.

Aby bylo plně elektronické zpracování možné, je potřeba mimo jiné zajistit, že dokument bude chráněn proti pozměnění. Toho lze dosáhnout například pomocí časového razítka, ale to je potřeba pravidelně obnovovat. Manuální kontrola časových razítek je časově náročná a neefektivní.

Jaké řešení jsme zákazníkovi nabídli:

Naše řešení spočívá v plně elektronickém zpracování smluv, které umožnilo zbavit se nutnosti tisknout papírové verze. Ve chvíli, kdy je smlouva do systému vložena ať už uživatelem, či automaticky z předdefinované e-mailové či datové schránky, se systém postará o zahájení procesů, které souvisí s jejím zpracováním. Může se jednat například o připomínkování, doplnění nebo schválení.

Ve chvíli, kdy je smlouva označena jako schválená a finální, je opatřena elektronickým podpisem a časovým razítkem, což zaručuje její platnost. U přijatých smluv je zase automaticky prováděna kontrola platnosti časového razítka i elektronického podpisu, čímž je ověřena důvěryhodnost druhé smluvní strany.

Konica Minolta používá pro důvěryhodné dlouhodobé uložení dokumentů modul připojitelný k dodávaným systémům. Modul zajišťuje provedení všech úkonů nutných pro prokázání platnosti dokumentu v budoucnosti. Na provozovateli systému je pouze nastavení, které typy dokumentů a jak dlouho chce uchovávat.

Přínosy dodaného řešení

Pokud pomineme zákonnou povinnost u některých typů dokumentů, tak uchovávat dokumenty v elektronické podobě je výhodné z více důvodů. Elektronické dokumenty nepotřebují fyzické místo ve skladě. V případě potřeby je snadno přestěhujete. V elektronickém archivu se nesrovnatelně snadněji vyhledává. Aniž byste přišli o originál, jste schopni předat „ověřený dokument“ s váhou originálu.

Přestože jsme původně pouze řešili požadavek zákazníka, tak v konečném výsledku jsme schopni vysledovat i úspory.
Tvoří je například:

  • čas spojený s manipulací s archivními dokumenty
  • náklady na provoz skladu vhodného pro uchování papírových dokumentů
  • náklady na dohledávání dokumentů ve skladu
  • náklady na skartaci